L'ufficio stampa dell'albergo: un ottimo strumento per promuovere l'offerta sui media

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25 Giu 2013

L’ufficio stampa dell’albergo è un ottimo strumento per gestire efficacemente nel lungo periodo le relazioni con i media tradizionali e on-line con l’obiettivo di comunicare e promuovere le caratteristiche dell’hotel e della destinazione turistica per migliorare la reputazione della nostra struttura ricettiva, raggiungere più clienti potenziali, aumentare le vendite e il fatturato.

Imparare a definire e gestire correttamente l’attività di ufficio stampa vuol dire prima di tutto imparare a stabilire solidi rapporti di collaborazione con le redazioni dei media che si rivolgono ad un pubblico di lettori che ha un profilo coerente con la nostra specifica offerta turistica, per avere la possibilità di comunicare loro in modo più incisivo, autorevole ed economico rispetto ad altri canali di comunicazione a nostra disposizione, infatti il costo per contatto generato da questo tipo di azioni è generalmente molto più basso.

Un primo passo da compiere è definire in modo molto specifico quali sono gli elementi che caratterizzano il nostro albergo e la nostra destinazione turistica che vogliamo promuovere con maggiore decisione perchè sono distintivi: i nostri punti di forza, la bellezza e attrattività della nostra destinazione, gli aspetti che ci rendono unici e che ci differenziano dai competitor, così come i servizi nei quali siamo specializzati.

Ma quali sono le attività tipiche dell’ufficio stampa dell’albergo?

  • La selezione degli specifici media, nazionali o internazioni. La scelta dei media da contattare per proporre la pubblicazione di articoli con l’obiettivo di promuovere il nostro albergo e le nostre destinazioni turistiche dipende dal tipo di offerta che proponiamo (business o leisure), dal nostro posizionamento di mercato, dalla tipologia di prodotti turistici che sviluppiamo, e dai mercati sui quali desideriamo promuovere la nostra offerta, ed è il primo e più importante passo per gestire efficacemente l’attività di ufficio stampa dell’albergo. Se ad esempio la nostra offerta turistica è abbastanza generica, occorre puntare su media tradizionali e on-line generalisti nazionali ed internazionali ad ampia diffusione, magari orientati al lifestyle o alle tendenze, mentre invece se il nostro albergo è specializzato ad esempio nei servizi per i clienti MICE vi consigliamo di individuare media più tecnici, di settore, attraverso i quali è più facile raggiungere questi specifici segmenti potenziali. Oltre al tipo di pubblico da ogni media è importante valutare la sua specifica diffusione, attraverso questi parametri: tiratura e numero di abbonati (se si tratta di un media tradizionale), visitatori unici e pagine visitate in un determinato periodo di tempo (se la pubblicazione è on-line), numero di abbonati alla newsletter, ecc. Anche se spesso è un insieme di questi elementi, visto che oggi anche i media tradizionali hanno versioni on-line

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  • La creazione di un press kit, la redazione dei comunicati stampa e il contatto con le redazioni. Per suscitare l’interesse dei media che abbiamo individuato occorre preparare materiale informativo di qualità sul nostro albergo e sulla nostra offerta. Il press kit è la presentazione “tecnica” del nostro albergo, con l’elenco dettagliato delle caratteristiche strutturali, informazioni sulla destinazione turistica nella quale sorge, le caratteristiche dei servizi proposti, i punti di forza, una galleria di immagini ad alta e a bassa definizione, video promozionali, comunicati stampa standard, ed altri elementi che possono essere utili per una veloce pubblicazione. La qualità e la completezza del press kit, oltre ad essere importante per suscitare l’interesse delle redazioni dei media obiettivo, è un aspetto di fondamentale importanza per facilitare le future pubblicazioni di articoli. Una volta creato il press kit bisogna inviarlo via e-mail alle redazioni, preferibilmente al capo redazione, che è la persona che decide il contenuto delle pubblicazioni. Consigliamo di pubblicare il press kit in un’apposita sezione del sito Internet dell’albergo, in modo tale che l’iniziativa di pubblicare un articolo arrivi direttamente dalle redazioni, e non è inusuale, e poi avere il press kit pubblicato permette di dare un’immagine di professionalità anche ai clienti e agli altri visitatori del sito Internet.

  • L'organizzazione di press tour nell’albergo e visita alla destinazione. Generalmente le redazioni dei media non pubblicano articoli se prima un giornalista non ha visitato personalmente l’albergo e la destinazione turistica, perchè in questo modo può vivere personalmente l’esperienza e per raccogliere le informazioni necessarie a dare all’articolo il giusto taglio. Compito dell’ufficio stampa dell’albergo è quello di organizzare il press tour per i giornalisti, occupandosi di tutti gli aspetti organizzativi e gestionali del viaggio e della visita (a carico dell’albergo), che deve avere contenuto tecnico ma soprattutto ludico. Un consiglio è quello di organizzare i press tour ad esempio in occasione di importanti eventi sul territorio, per coinvolgere maggiormente i giornalisti invitati. È opportuno organizzare press tour per al massimo 4 o 5 giornalisti contemporaneamente.  Non dobbiamo spaventarci per i costi: a conti fatti sono decisamente minori delle classiche azioni promozionali, e l’efficacia in termini di visibilità è molto maggiore. Il press tour consente anche di conoscere personalmente i giornalisti di riferimento e stabilire con loro una relazione diretta, in modo tale da poterli contattare direttamente anche in future occasioni, per pubblicare altri articoli o per coinvolgerli in altre azioni promozionali

  • Il supporto alla pubblicazione degli articoli. Una volta terminato il press tour con i giornalisti l’ufficio stampa dell’albergo dovrà relazionarsi con i giornalisti che hanno partecipato e con le redazioni per concordare le tempistiche delle pubblicazioni e per fare in modo che il contenuto degli articoli rifletta al meglio gli obiettivi della nostra azione di comunicazione. È molto probabile che le redazioni chiedano informazioni complementari o fotografie aggiuntive rispetto a quelle inviate all’interno del press kit, e l’ufficio stampa dell’albergo dovrà produrre questo materiale in modo molto veloce

  • La raccolta e gestione della rassegna stampa. L’ufficio stampa dell’albergo dovrà anche raccogliere e organizzare gli articoli pubblicati dai diversi media coinvolti nell’azione di comunicazione, per giustificare i risultati della sua attività e gli investimenti sostenuti nell’azione promozionale alla proprietà e al management. Infatti, non sempre le redazioni comunicano direttamente l’avvenuta pubblicazione degli articoli. Gli articoli pubblicati sui diversi media diventano a loro volta contenuto per azioni di comunicazione e di promozione sugli altri canali utilizzati dall’albergo per restare in contatto con i clienti. L’ufficio stampa dell’albergo dovrà infatti inviare gli articoli a chi si occupa della gestione del sito web per inserirli in una apposita sezione, a chi si occupa di social media marketing per comunicare la notizia della pubblicazione sulla pagina Facebook dell’albergo, e allo stesso modo è opportuno citare la pubblicazione anche sulla newsletter che inviamo periodicamente ai nostri clienti. In questo modo l’albergo avrà un grande ritorno in termini di reputazione positiva.

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Belloni Federico

Belloni Federico

Consulente senior specializzato nel settore turistico e alberghiero | Professore universitario | Mail: belloni@tsmconsulting.it

Consultor senior especializado en el sector turístico y hotelero | Profesor universitario | Mail: belloni@tsmconsulting-barcelona.com